Как заверять решения и протоколы ООО

Правила заверения решений и протоколов, обновления 2022 года

Общество с ограниченной ответственностью создается одним или несколькими участниками, количество которых может доходить до 50 лиц. Текущей деятельностью ООО руководит единоличный исполнительный орган, но все важные решения принимают сами участники.

Высший орган управления общества – это общее собрание участников. Если собственник в компании один, то он решает важные вопросы единолично. Решения, которые принимают участники, оформляются документально и дополнительно заверяются.

Обязательные сведения, которые заносят в протокол общего собрания, указаны в статье 181.2 Гражданского кодекса РФ. Это место, дата, время проведения собрания, сведения о присутствовавших, повестка дня и итоги голосования по каждому вопросу.

К содержанию решений единственного участника закон требований не предъявляет, но на практике они оформляются так же, как и протоколы общих собраний. Конечно, за исключением подсчета голосов, ведь участник в данном случае принимает все решения самостоятельно.

Что касается заверения решений и протоколов, то один из вариантов – обратиться к нотариусу. Однако для многих небольших ООО оплата нотариальных услуг – существенные расходы, ведь за год участники могут собираться несколько раз. Чем можно заменить нотариальное заверения, и как это сделать, расскажем в нашей публикации.

С каких пор заверение решений участников ООО стало обязательным

Всего лишь несколько лет назад заверять протоколы общих собраний вообще не требовалось. Документ подписывали председательствующий и секретарь собрания, и этого было достаточно.

Но в 2014 году в Гражданский кодекс РФ внесли новую норму (статья 67.1 ГК РФ), в соответствии с которой решения общих собраний участников надо заверять. В качестве основного способа рекомендовался нотариальный, но допускается и другой.

Это может быть подписание протоколами всеми или частью участников, видео- или аудиозапись собрания, другой незапрещенный способ. Если ООО выбирало нотариальное заверение, то этот вариант действовал по умолчанию. Но выбор альтернативного способа надо отдельно зафиксировать в уставе или решении, единогласно принятом всеми участниками.

Обратите внимание: обязанность заверять решения относится только к ООО с несколькими участниками, поэтому в статье 67.1 ГК РФ речь идет только о протоколах общих собраний. К решениям единственных участников эта норма не применялась.

Об этом не раз говорили налоговые органы, например, в письме от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@ ФНС указывала: «Поскольку требование о нотариальном удостоверении, установленное подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, относится к оформлению решения общего собрания участников общества, на решение единственного участника общества оно не распространяется».

Нотариусы тоже не брались за заверение решений единственных участников, потому что руководствовались разъяснениями Федеральной нотариальной палаты, данным в письме от 01.09.2014 N 2405/03-16-3.

Однако в конце 2019 года в этот порядок были внесены изменения. В Обзоре судебной практики от Верховного суда (от 25 декабря 2019 года) есть два важных разъяснения:

• ВС потребовал нотариальное заверение решения единственного участника ООО. 2020 год – это начало нового порядка, хотя статья 67.1 ГК РФ не изменилась.
• Если выбор альтернативного варианта не внесен в устав, то участники вправе указать его в единогласно принятом решении, которое надо заверить у нотариуса.

Кто теперь обязан заверять решения

Еще раз повторим основные тезисы в вопросе заверения решений участников ООО:

• Если в ООО несколько участников, то они, как и раньше, заверяют свои протоколы нотариальным или иным выбранным способом. Отличие для таких компаний только одно – протокол собрания о выборе альтернативного способа должен быть заверен нотариально. Хотя раньше такое решение участники могли принимать без нотариуса.
• На ООО с единственным участником с 2020 года тоже стало распространяться действие статьи 67.1 ГК РФ.

Однако если говорить о новых законодательных нормах, то сам по себе Обзор Верховного суда к ним не относится. Поэтому трудно понять, на основании чего ВС пришел к таким выводам, ведь закон «Об ООО» или ГК РФ в этой части не менялись.

Тем не менее, на Обзор уже отреагировали и нотариусы, и налоговые органы. Первые теперь руководствуются новым письмом ФНП (N 121/03-16-3 от 15 января 2020 года), где рекомендовано заверять не только протоколы общих собраний, но и решения единственных участников.

ФНС пока не давала разъяснений по этому вопросу, поэтому можно считать, что письмо от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@ остается в силе. Однако из регистрационной практики уже видно, что некоторые налоговые инспекции восприняли Обзор как руководство к действию и требуют от единственных участников тоже заверять свои решения.

Отреагировали на Обзор и часть банков, которые теперь открывают расчетный счет для ООО с одним участником только на основании заверенного решения.

Как долго будет продолжаться такая противоречивая практика – вопрос. Ведь суды, которые уж точно принимают во внимание Обзор ВС, могут признавать ничтожными решения единственного участника, если они не заверены тем или иным способом. Но при этом, напомним, ни одна законодательная норма не изменилась, поменялся только подход к толкованию уже имеющихся.

Способы заверения решений участников ООО

Но пока компаниям приходится работать в сложившейся ситуации, поэтому надо разобраться в способах заверения решений и протоколов.

Если общество с несколькими участниками решило принять нотариальный вариант, то надо знать следующее:

1. Нотариус лично будет присутствовать на собраниях участников, если проводится очное голосование.
2. Функции нотариуса, которые называются нотариальными действиями, заключаются в фиксации факта проведения собрания (место, дата, время); проверке полномочий присутствующих лиц; удостоверении кворума; подтверждении голосования по всем вопросам повестки дня.
3. В качестве заверения решения общего собрания нотариус выдает свидетельство по форме 3.7 из Приказа Минюста России от 27.12.2016 N 313. То есть это не просто подтверждение подписей участников, а более дорогая услуга, стоимость которой может достигать 8-10 тысяч рублей.

Для единственных участников, которые не проводят собраний и голосования по вопросам, свидетельство не выдается, только подтверждается подлинность подписи. Стоит такое нотариальное действие намного дешевле – около 1 000 рублей.

Другие варианты заверения протоколов и решений мы уже перечислили выше. Повторим, что статья 67.1 ГК РФ предлагает в этом качестве вариантов подписание протокола всеми или некоторыми участниками, запись проводимого собрания или иной легальный способ.

Проще всего сразу зафиксировать альтернативный способ заверения в уставе, который подают при регистрации ООО. Например, общество с единственным участником может указать такую формулировку: «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».

Если ООО уже действует, а в его уставе нет подобной нормы, то можно внести изменения по форме Р13001, заплатив госпошлину в 800 рублей. Другой вариант – принять альтернативный способ решением участников, но этот документ надо заверить у нотариуса.

А еще надо знать, что если ООО отказалось от нотариального заверения, выбрав иной способ, то протоколы и решения об увеличении уставного капитала все равно надо заверять нотариально (статья 17 Закона «Об ООО»).

Подпишитесь на новостную рассылку, чтобы в числе первых узнавать о свежих статьях на сайте: